Belső visszaélés-bejelentési rendszer

ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ BELSŐ VISSZAÉLÉS-BEJELENTŐ RENDSZER ÉS FOLYAMATLEÍRÁS A BELSŐ VISSZAÉLÉS-BEJELENTŐ RENDSZERBEN TETT BEJELENTÉSEK KAPCSÁN MEGADOTT SZEMÉLYES ADATOK KEZELÉSÉRŐL

 

Az Egri Városi Sportiskola (a továbbiakban: Intézmény/Adatkezelő) az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet, a továbbiakban GDPR) előírásai szerint ezúton tájékoztatja Önt, jelen tájékoztatóval és folyamatleírással az Ön és gyermeke személyes adatai  kezelésével kapcsolatos minden tényről.

AZ ADATKEZELŐ PONTOS MEGNEVEZÉSE, ELÉRHETŐSÉGEI:

Adatkezelő: Egri Városi Sportiskola

Székhelye: 3300 Eger, Stadion utca 8.

Igazgató: Kovács Géza igazgató

Intézmény, mint Adatkezelő elérhetősége:

Telefon: +3636-517-695

E-mail: egrisportiskola@gmail.com

Intézmény Fenntartója (a továbbiakban Fenntartó):

Eger Megyei Jogú Város Önkormányzata

3300 Eger, Dobó István tér 2.

 

A BELSŐ VISSZAÉLÉS-BEJELENTÉSI RENDSZER MŰKÖDTETŐJE:

 

Eger MJV Polgármesteri Hivatala

3300 Eger, Dobó István tér 2.

 

A BELSŐ VISSZAÉLÉS-BEJELENTÉSI RENDSZER CÉLJA:

A belső visszaélés-bejelentési rendszer célja Eger Megyei Jogú Város Önkormányzata és az irányítása vagy felügyelete alatt álló költségvetési szervek, mint foglalkoztatók által megvalósítandó olyan intézkedések összességének meghatározása, amelyek mind a foglalkoztatottakat, mind a munkavégzéssel kapcsolatos tevékenység során a foglalkoztatókkal kapcsolatba kerülő személyeket ösztönzi a foglalkoztatókat foglalkoztatói minőségükben végzett tevékenységével, működésével összefüggésben észlelt érdeksérelmek, jogsértések feltárásában, megelőzésében és kezelésében, továbbá biztosítja a bejelentések tartós és visszakereshető formában történő rögzítését.

AZ ADATKEZELÉS CÉLJA:

Az adatkezelés célja a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetőjéhez beérkező visszaélés  bejelentések kivizsgálásában (ideértve a bejelentő azonosítását, a bejelentési jogosultságának megállapítását, a vele való kapcsolattartást, tájékoztatását, a bejelentés vizsgálatát és lezárását, adattovábbítást) való közreműködés, figyelemmel a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény előírásaira. Jelen adatkezelési célt Adatkezelő olyan módon valósítja meg, hogy a Törvény 18.§ (3) bekezdése alapján a belső visszaélés-bejelentési rendszert Eger Megyei Jogú Város Polgármesteri

Hivatalával közösen működteti akként, hogy a rendszer működtetője adatfeldolgozóként Eger Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala.

 

AZ ADATKEZELÉS JOGALAPJA:

A GPDR 6. cikk (1) bekezdés e) pontja, az adatkezelés közérdekű vagy az adatkezelőre ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlásának keretében végzett feladat végrehajtásához szükséges.

 

2

(Vonatkozó jogszabály: A panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény (a továbbiakban Törvény).)

A KEZELT ADATOK KÖRE:

– A bejelentő neve. [a bejelentő azonosításához szükséges adat, kapcsolattartási adat]

– A bejelentő által a bejelentési jogosultsága megállapításához és a kapcsolattartáshoz megadott személyes adatai, a visszaélés-bejelentésben foglalt további (akár a bejelentőre, akár más természetes személyre – bejelentéssel kapcsolatban érdemi információval rendelkező személy, az a személy, akinek a magatartása vagy mulasztása a bejelentésre okot adott – vonatkozó) személyes adatok.

[a bejelentési jogosultság megállapítása, a bejelentés kivizsgálása]

– Az adatkezelő által létrehozott elektronikus rendszerben tárolt technikai jellegű adatok (pl. a bejelentés állapota, típusa, dokumentum feltöltés időpontja), a belső visszaélés-bejelentés azonosítószáma és időpontja. [a bejelentés kivizsgálása]

Korlát: a bejelentés kivizsgálásához elengedhetetlenül szükséges személyes adatok kizárólag a bejelentés kivizsgálása és a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslása vagy megszüntetése céljából kezelhetők.

A SZEMÉLYES ADATOK FORRÁSA:

A bejelentő.

AZ ADATKEZELÉSBE BEVONT ADATFELDOLGOZÓK ÉS AZ ADATFELDOLGOZÁSI MŰVELET MEGJELÖLÉSE:

Az Adatkezelő az adatkezelésbe adatfeldolgozót bevon.

Az Adatkezelő az adatkezelésbe adatfeldolgozót von be az alábbiak szerint:

Adatfeldolgozó/belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője:

Megnevezés: Eger Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala

Székhely: 3300 Eger, Dobó István tér 2.

Honlap: www.eger.hu

Központi e-mail cím: egpolgh@ph.eger.hu

Adatfeldolgozási művelet: bejelentések fogadása, kivizsgálása az Eger Megyei Jogú Város

Önkormányzata Polgármesterének és Eger Megyei Jogú Város Jegyzőjének 5/2024. (XII.13.) számú közös utasítása (a továbbiakban: Utasítás) a belső visszaélés-bejelentési rendszerről szóló utasítás szerint.

AZ ADATKEZELÉS SORÁN AZ ADAT AZ ALÁBBI HARMADIK SZEMÉLYEK RÉSZÉRE, A MEGJELÖLT JOGALAPPAL KERÜL TOVÁBBÍTÁSRA:

Az Adatkezelő az adatokat harmadik fél részére jogszabályi kötelezés alapján továbbíthatja, az Adatkezelő azonban felhívja az érintettek figyelmét, hogy személyes adatok bíróság és hatóság részére történő kiadását előírhatja jogszabály. Amennyiben bíróság vagy hatóság jogszabályban rögzített eljárása során személyes adatok átadására kötelezi az Adatkezelőt, úgy az Adatkezelő, jogszabályi kötelezettségét teljesítve, köteles a kért adatokat az eljáró bíróság vagy hatóság rendelkezésére bocsájtani.

A Törvény 26. § (3) bekezdése előírja: „A belső visszaélés-bejelentési rendszer keretei között kezelt személyes adatok kezelésére a 6. § (2) bekezdését és – a bejelentőre vonatkozó adatok tekintetében – a

  1. § (4) bekezdését alkalmazni kell.”
  2. § (2) A panaszos vagy a közérdekű bejelentő személyes adatai – a (4) bekezdésben foglaltak kivételével – csak a panasz vagy a közérdekű bejelentés alapján kezdeményezett eljárás lefolytatására hatáskörrel rendelkező szerv részére adhatóak át, ha e szerv annak kezelésére törvény alapján jogosult, vagy az adatai továbbításához a panaszos vagy a közérdekű bejelentő hozzájárult. A panaszos és a közérdekű bejelentő személyes adatai hozzájárulása nélkül nem hozhatóak nyilvánosságra.

(4) Ha nyilvánvalóvá vált, hogy a panaszos vagy a közérdekű bejelentő rosszhiszeműen, valótlan adatot vagy információt közölt és

 

3

  1. a) ezzel bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülmény merül fel, személyes adatait az eljárás lefolytatására jogosult szerv vagy személy részére át kell adni,
  2. b) alappal valószínűsíthető, hogy másnak jogellenes kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott, személyes adatait az eljárás kezdeményezésére, illetve lefolytatására jogosult szervnek vagy személynek kérelmére át kell adni.

(5) Ha a közérdekű bejelentés természetes személyre vonatkozik, az e természetes személyt megillető, a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerinti, a tájékoztatáshoz és hozzáféréshez való joga gyakorlása során a közérdekű bejelentő személyes adatai nem tehetők megismerhetővé a tájékoztatást kérő személy számára.

A SZEMÉLYES ADATOK TÁROLÁSÁNAK IDŐTARTAMA:

A belső visszaélés bejelentés során az ügy vizsgálatához nem szükséges adatokat haladéktalanul törli az Adatkezelő.

Az önkormányzati hivatalok egységes irattári tervének kiadásáról szóló 78/2012. (XII. 28.) BM rendelet U311 irattári tételszáma (Közérdekű kérelmek, panaszok, javaslatok, bejelentések) alapján 2 évig kezeli.

AUTOMATIZÁLT DÖNTÉSHOZATAL TÉNYE:

Az adatkezelés során automatizált döntéshozatal nem történik.

AZ ADATKEZELÉS FOLYAMATÁNAK LEÍRÁSA:

Az Adatkezelő a Törvény 18. § (1) bekezdés alapján belső visszaélés-bejelentési rendszert működtet. A visszaélés-bejelentő rendszert az Utasítás szerint a Fenntartó működteti.

A belső visszaélés-bejelentési rendszerben a www.eger.hu internetes felületen megadott módon és

elérhetőségeken lehet bejelentést tenni. Bejelentés a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetőjénél (továbbiakban: a rendszer működtetője) tehető

– elektronikus levél formájában, a visszaelesbejelentes@ph.eger.hu címre megküldve,

– papír alapon levélben, Eger MJV Polgármesteri Hivatala „Visszaélés-bejelentés”  megnevezéssel, 3300 Eger, Dobó István tér 2. címre megküldve.

Az Adatkezelőnél a Törvény 19.§ (1) bekezdése szerint a belső visszaélés-bejelentési rendszert egy erre a célra kijelölt, pártatlan személy működteti.

A bejelentés kivizsgálása az Eger Megyei Jogú Város Önkormányzata Polgármesterének és Eger Megyei Jogú Város Jegyzőjének 5/2024. (XII.13.) számú közös utasítása a belső visszaélés-bejelentési rendszerről szóló utasítás szerint történik.

A belső visszaélés-bejelentési rendszer keretei között

  1. a) a bejelentőnek,
  2. b) annak a személynek, akinek a magatartása vagy mulasztása a bejelentésre okot adott, és
  3. c) annak a személynek, aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet, a bejelentés kivizsgálásához elengedhetetlenül szükséges személyes adatai kizárólag a bejelentés kivizsgálása és a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslása vagy megszüntetése céljából kezelhetők.

A belső visszaélés-bejelentési rendszert úgy kell kialakítani, hogy a személyazonosságát felfedő bejelentő, valamint a bejelentésben érintett személy személyes adatait az erre jogosultakon kívül más ne ismerhesse meg. A bejelentést kivizsgáló személyek a vizsgálat lezárásáig vagy a vizsgálat eredményeképpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig a bejelentés tartalmára és bejelentésben érintett személyre vonatkozó információkat – a bejelentésben érintett személy

 

4

tájékoztatásán túl – a foglalkoztató más szervezeti egységével vagy munkatársával a vizsgálat lefolytatásához feltétlenül szükséges mértékben oszthatják meg.

Az Adatkezelő az adatokat egyrészt papíralapon– zárható irodában, zárható szekrényben, szigorú és

leszabályozott hozzáférés mellett – kezeli, őrzi. Amennyiben a papíralapú dokumentumokról elektronikus másolatot készít, online bejelentés történik, vagy a későbbiekben a kapcsolattartás elektronikusan történik, azt saját tulajdonában lévő szigorú jogosultsági kiosztáson alapuló hozzáféréssel és jelszóval biztosított számítógépen és szerveren tárolja, kezeli. Az adatokat az

Adatkezelő által kijelölt személy(ek) kezelheti(k).

Az Adatkezelő felhívja a figyelmet, hogy a személyes adatokat tartalmazó adatok forrása a Bejelentést tevő, amennyiben a bejelentés más természetes személyt is érint.

Az Adatkezelő vélelmezi a felhatalmazást az adatok Adatkezelő előtti feltárásához, átadásához.

AZ ÉRINTETTI JOGGYAKORLÁSRA VONATKOZÓ SZABÁLYOK:

Az Adatkezelő tájékoztatja, hogy a GDPR alapján Ön, személyazonosságának igazolását követően az alábbi jogérvényesítési lehetőségekkel élhet jelen adatkezelési folyamat tekintetében:

 kérheti tájékoztatását személyes adatai kezeléséről,

 kérheti hozzáférését személyes adataihoz,

 kérheti személyes adatainak helyesbítését,

 kérheti személyes adatai törlését, ha azok kezelése véleménye szerint jogellenes vagy az

azokkal elérendő célból az Adatkezelőnek már nincs rá szüksége,

 kérheti személyes adatai kezelésének korlátozását,

 tiltakozhat az adatkezelés ellen.

Az Adatkezelő törekszik arra, hogy az Önnek adott tájékoztatás minden esetben a GDPR által meghatározott szabályok teljesítése mellett is a lehetőségekhez mérten tömör, átlátható, érthető, könnyen hozzáférhető, világos és közérthető legyen.

Kérelmét elsősorban írásban terjesztheti be az Adatkezelőnek címzett, jelen tájékoztatóban feltüntetett elérhetőségén. Amennyiben Ön azonban szóbeli tájékoztatást kér, úgy érintetti minősége igazolását követően az Adatkezelő erre felhatalmazott munkatársa a tájékoztatást szóban is megadhatja, ha a

tájékoztatáshoz szükséges adatok részére rendelkezésére állnak. Minden más esetben az igényt munkatársunk rögzíti és a kérelem beérkezésétől számított legkésőbb egy hónapon belül tájékoztatjuk

Önt kérelmével kapcsolatosan. Ezt a határidőt maximum további két hónappal hosszabbíthatjuk meg, ha a kérelem összetettsége vagy az aktuálisan kezelt kérelmek száma ezt indokolja, ellenben erről a kérelem kézhezvételétől számított egy hónapon belül, elektronikus úton tájékoztatjuk.

Amennyiben nem intézkedünk a kérelmére vagy az intézkedésünket nem fogadja el, úgy jogorvoslattal élhet. Adatkezelési eljárásunkkal kapcsolatos panasszal Ön a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz vagy a lakóhelye, vagy tartózkodási helye szerinti törvényszékhez fordulhat.

A Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság elérhetőségei

Cím: 1055 Budapest, Falk Miksa u. 9-11.

Levelezési cím: 1363 Budapest, Pf.: 9.

Telefonos ügyfélszolgálat: +36 (30) 683-5969 és +36 (30) 549-6838

A kérelmek benyújtásával kapcsolatban itt tájékozódhat: https://www.naih.hu

Kelt: Eger, 2025. január

Belső visszaélés-bejelentési rendszer

A belső visszaélés-bejelentési rendszer Eger Megyei Jogú Város Önkormányzata és az irányítása vagy felügyelete alatt álló költségvetési szervek, mint foglalkoztatók által megvalósítandó olyan intézkedések összessége, amelyek mind a foglalkoztatottakat, mind a munkavégzéssel kapcsolatos tevékenység során a foglalkoztatókkal kapcsolatba kerülő személyeket ösztönzi a oglalkoztatókat, foglalkoztatói minőségükben végzett tevékenységével, működésével összefüggésben észlelt érdeksérelmek, jogsértések feltárásában, megelőzésében és kezelésében, továbbá biztosítja a bejelentések tartós és visszakereshető formában történő rögzítését.

Eger MJV Önkormányzata és intézményeinél 2025. január 1-vel történt meg ennek az új jogintézménynek a bevezetése, a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény (Panasztv.), illetve az uniós jog megsértését bejelentő személyek védelméről szóló, 2019. október 23-i (EU) 2019/1937 európai parlamenti és tanácsi irányelv rendelkezéseinek megfelelően. A rendszer működtetésének részletes szabályait Eger Megyei Jogú Város Önkormányzata Polgármesterének és Eger Megyei Jogú Város Jegyzőjének a belső visszaélés-bejelentési rendszerről szóló 5/2024. (XII. 13.) számú közös utasítása tartalmazza.

A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetőjének elérhetőségei:

e-mail-címe: visszaelesbejelentes@ph.eger.hu

postai címe: Eger MJV Polgármesteri Hivatala 3300 Eger, Dobó István tér